Cómo hacer una factura de autónomo: datos, IVA y retención

En breve: Una factura de autónomo debe llevar número correlativo, fecha, datos y NIF de las dos partes, descripción con precio, tipo y cuota de IVA. El total es la base más el IVA menos la retención de IRPF, que solo se aplica a profesionales que facturan a empresas u otros profesionales: un 15 % en general y un 7 % el año de inicio y los dos siguientes.

Una factura de autónomo tiene que llevar unos datos mínimos que fija el Reglamento de facturación: número, fecha, nombre, NIF y domicilio de quien factura y de quien paga, descripción del trabajo con su precio, tipo de IVA y cuota de IVA. El total se calcula así: base + IVA − retención de IRPF. Por un trabajo de 1.000 € con IVA del 21 % y retención del 15 %, el cliente te paga 1.060,00 €. De ese dinero, los 210,00 € de IVA no son tuyos: los ingresarás a Hacienda. Abajo tienes la lista completa, los cálculos con cada retención y cuánto conviene apartar.

Puedes hacer estos números con cualquier importe en la calculadora de factura de autónomo.

Los datos que debe llevar una factura

El artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) enumera el contenido obligatorio. Para la factura habitual de un autónomo:

1. Número y, si usas, serie. La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie: no puedes saltarte números ni repetirlos. Las facturas rectificativas van en una serie propia.
2. Fecha de expedición.
3. Tus datos y los del cliente: nombre y apellidos o razón social completa.
4. NIF. El tuyo y, en las operaciones realizadas en España, también el del cliente.
5. Domicilio tuyo y del cliente.
6. Descripción del servicio o del producto, con todo lo necesario para calcular la base: precio unitario sin IVA y cualquier descuento que no esté incluido en él.
7. Tipo de IVA aplicado (el general es el 21 %).
8. Cuota de IVA, en euros y por separado.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la de la factura.
10. Mención de la exención, si el servicio está exento de IVA (algunas actividades sanitarias o de enseñanza, por ejemplo), citando el artículo de la ley que la aplica.

La retención de IRPF no está en esa lista porque es un dato del IRPF, no del IVA. Si la aplicas, inclúyela en la factura con su porcentaje y su importe, para que el cliente sepa cuánto pagarte y cuánto ingresar a Hacienda por ti.

Para importes pequeños existe la factura simplificada (el típico tique), con menos datos obligatorios: se puede usar cuando el importe no pasa de 400 € con IVA incluido, y en algunos sectores, como el comercio minorista o la hostelería, hasta 3.000 € (artículo 4 del Reglamento de facturación).

Un ejemplo de factura, con números

Facturas 1.000 € por un trabajo de diseño a una empresa. Así queda según tu situación:

La retención no la pierdes: es un adelanto de tu IRPF que el cliente ingresa a Hacienda en tu nombre. Al hacer la declaración de la renta, se resta de lo que te toque pagar.

La retención: 15 %, 7 % o ninguna

Según el artículo 95.1 del Reglamento del IRPF:

• 15 % es el tipo general para los rendimientos de actividades profesionales (diseñadores, programadores, consultores, abogados, traductores…).
• 7 % durante el año en que empiezas la actividad profesional y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior al inicio. Tienes que comunicárselo por escrito a tu cliente, que debe guardar esa comunicación firmada.
• Sin retención cuando facturas a un particular, porque un particular no está obligado a retener. Tampoco llevan retención, por regla general, las actividades empresariales (comercio, hostelería…) en estimación directa.

Cuánto apartar de cada factura

Lo que cobras no es todo tuyo. De cada factura, conviene separar en una cuenta aparte:

1. Todo el IVA. Lo declaras cada trimestre en el modelo 303, restando el IVA que has pagado en tus gastos de la actividad.
2. El adelanto de IRPF del modelo 130. Cada trimestre ingresas el 20 % del rendimiento neto acumulado en el año (ingresos menos gastos), restando las retenciones que te han hecho tus clientes (artículo 110 del Reglamento del IRPF).

Con 1.000 € de base y sin contar gastos (el caso que más aparta), la cuenta queda así:

Fíjate en la última fila: en los tres casos te quedan 800,00 € antes de gastos y de la cuota de autónomos. La retención solo cambia cuándo pagas el IRPF (adelantado por el cliente o por ti en el modelo 130), no cuánto. Y el IRPF final se calcula en la declaración de la renta: según tus ingresos del año, puede salirte a pagar o a devolver.

Un detalle útil: si en el año anterior al menos el 70 % de tus ingresos profesionales tuvieron retención, no estás obligado a presentar el modelo 130 por esa actividad (artículo 109.2 del Reglamento del IRPF). Si empiezas, se mira el porcentaje del propio trimestre.

En qué plazo hay que emitirla

La factura se emite en el momento de hacer el trabajo. Si el cliente es una empresa o un profesional, puedes emitirla hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA (artículo 11 del Reglamento de facturación). Lo práctico es facturar al terminar cada trabajo o a final de mes, y nunca dejar huecos en la numeración.

Si usas un programa de facturación, ten en cuenta que Hacienda está desplegando la obligación de usar sistemas de facturación verificables (lo que se conoce como Verifactu). Su calendario se ha aplazado más de una vez, así que comprueba la fecha que te afecta en la web de la Agencia Tributaria.

Errores típicos en las primeras facturas

• Aplicar retención a un particular. No corresponde: el particular te pagaría menos y nadie ingresaría esa retención.
• Aplicar el 15 % cuando te tocaba el 7 % (o al revés). El 7 % hay que comunicarlo al cliente.
• Gastar el IVA. Es el error más caro: al final del trimestre hay que pagarlo aunque ya no tengas el dinero.
• Números de factura desordenados o repetidos. Si te equivocas en una factura ya emitida, no la borres: emite una rectificativa en su serie.

Lo que viene después

Las facturas alimentan tres pagos: el IVA trimestral, el adelanto de IRPF y, al año siguiente, la regularización de tu cuota de autónomos. La guía de impuestos de un autónomo nuevo explica el calendario de los modelos 303 y 130, y la de cuota de autónomos según tus ingresos cuánto pagarás a la Seguridad Social. Para calcular tu cuota con tus números, usa la calculadora de cuota de autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula el total de una factura de autónomo? Base imponible + IVA − retención. Con 1.000 € de base, IVA del 21 % y retención del 15 %, el total es 1.060,00 €.

¿Puedo hacer facturas a mano o en una hoja de cálculo? El Reglamento de facturación no exige un programa concreto, pero sí que la factura tenga todos los datos y que la numeración sea correlativa. Si usas un programa de facturación, debe cumplir los requisitos que vaya exigiendo Hacienda.

¿Tengo que poner el NIF del cliente si es un particular? En una factura completa por una operación realizada en España, sí: el Reglamento de facturación exige el NIF del destinatario. Si el importe no pasa de 400 € con IVA incluido, puedes emitir una factura simplificada, que no lo exige.

¿Qué pasa si el cliente no me paga? En el régimen general, el IVA de una factura emitida se declara aunque no la hayas cobrado (salvo que te acojas al régimen especial del criterio de caja). Hay procedimientos para recuperarlo si el impago se alarga, con plazos y requisitos propios; si te ocurre, consulta con un asesor o con la Agencia Tributaria.

Aviso: este artículo es información general y educativa, no asesoramiento financiero ni fiscal personalizado. Las cifras fiscales se revisan contra la fuente oficial y pueden cambiar; comprueba tu caso concreto antes de decidir. Así trabajamos: metodología.